El nacimiento de la digitalización vino de la mano de una utilización menor del papel en las oficinas y lugares de trabajo.

En la actualidad es el propio usuario y consumidor final quien está impulsando a las empresas a digitalizar cada vez más todos sus procesos.

La causa fundamental de esta digitalización no es otra que la necesidad de tener mayor visibilidad, mejora de costes, transparencia e inmediatez promovidos desde los propios usuarios de los servicios, nuestros clientes.

Para las empresas de transporte por un lado supone una inversión tecnológica importante tanto en software de gestión de rutas como de gestión de flotas y en IOT (Internet of Things), pero también supone un cambio, adaptación y formación del personal en nuevas tecnologías y diferentes funciones a las que prestan en la actualidad.

Imaginemos por ejemplo las funciones de un Departamento de Tráfico y facturación al uso y las funciones de un Departamento de Tráfico con software de gestión logística de rutas, de flotas, albaranes digitales de entrega y firma digital a través de móvil.

Mientras en un departamento de tráfico tradicional una gran parte de la jornada laboral se desarrolla en los siguientes frentes fundamentalmente:  localizando los vehículos, su posición y tiempo de llegada de forma manual; en la realización y confección de rutas que optimicen costes y tiempos para rentabilizar las unidades y centros de coste; atendiendo las innumerables llamadas de los clientes que desean averiguar donde está su carga o mercancía y  averiguando situaciones que corresponden a actividades que se encuentran en nuestro pasado y no en nuestro futuro.

En los departamentos de facturación y administración de las empresas de transporte al uso utilizan gran parte de su jornada laboral recuperando albaranes, escaneando albaranes, enviando albaranes a los clientes. En definitiva, manejando gran cantidad de papel que definitivamente ha de quedar archivado durante largos periodos de tiempo.

 

Per que ocurre en los Departamentos de tráfico y gestión de las empresas que ha decidido incorporarse al mundo digital.

En primer lugar, la flota está debidamente localizada con el sistema de gestión de flotas, sus consumos, averías, kms, así pues, conoce a tiempo real donde se sitúan los vehículos, su tacógrafo y el tiempo que les resta por alcanzar su destino por lo que podrá de forma proactiva informar a su cliente en el caso de que observe algún retraso o anomalía y facilitando una mejora de servicio, aunque el propio sistema puede informar directamente al cliente si así lo tenemos programado. Por otro lado, creará y gestionará los nuevos imputs del día a través de un software de gestión de rutas que le facilitará decisiones a la hora de realizar y planificar las tareas de los efectivos. Por otro lado, dispondrá de una mejor posición para averiguar nuevas necesidades de los clientes, mejorar sus conocimientos en tecnología y uso de mayor porcentaje de las tecnologías a su servicio, también debería mejorar la conciliación familiar y la disminución de la tensión. Si además se dispone de Big Data podría incluso ser más predictivo en las decisiones que atañen a la localización a futuro de sus vehículos.

En cuanto a la parte administrativa y de facturación dispone de todos los servicios firmados on line por el cliente listos para su facturación, con lo que mejorará los tiempos de dicha actividad, realizando un mejor servicio al cliente y avanzando toda la parte contable en el tiempo. También permite agilizar otros procesos relacionados con fiscalidad, finanzas, presupuestos facilitando y agilizando la toma de decisiones.

Esta documentación quedará en el expediente con lo que siempre estará disponible para inspecciones, reclamaciones o archivo.

Cierto es que el reto no es fácil tanto a nivel inversión económica como a nivel inversión social dentro de nuestras empresas, pero no es menos cierto que nuestros propios clientes y usuarios nos lo demandan, y estos son quienes mueven nuestras empresas.

 

Enlaces de interés:

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